Một trong những việc quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ xin visa J1 thực tập tại Mỹ, đó là điền mẫu tờ khai. Có nhiều dạng tờ khai dành cho các mục đích khác nhau, nhưng trong bài viết này, YNG sẽ chỉ đề cập đến tờ khai DS-160, mà cụ thể là những lưu ý khi bạn chuẩn bị tờ khai này.

1. Lưu ý trước khi điền tờ khai  xin visa Mỹ DS-160

• Chuẩn bị một máy in laser hoạt động tốt để in tờ xác nhận trang sau khi đã hoàn tất khai hồ sơ.
• Chuẩn bị một địa chỉ email, nếu bạn muốn được sứ quán gửi xác nhận khai hồ sơ về địa chỉ email của mình.
• Bạn cũng nên nâng cấp trình duyệt của mình để hiển thị đầy đủ các nội dung điền đơn online (mã hóa 128 bit và hỗ trợ java).

2. Lưu ý trong khi điền tờ khai xin visa Mỹ DS-160

• Mẫu DS-160 là mẫu điền đơn trực tuyến tương tác, các câu hỏi sau sẽ xuất hiện hay không là tùy thuộc bạn trả lời gì cho câu hỏi trước đó.
• Bạn phải trả lời tất cả các câu hỏi bằng tiếng Anh, trừ yêu cầu cung cấp họ tên đầy đủ bằng tiếng mẹ đẻ (tiếng Việt) thì trả lời bằng tiếng Việt không dấu nhưng phải theo format tiếng Anh, chẳng hạn phần tên Nguyễn Thị A thì ghi là Nguyen, A Thi.
• Bạn phải trả lời tất cả mọi câu hỏi bởi vì nếu không trả lời thì bạn không thể đi tiếp sang câu hỏi tiếp theo. Có những câu hỏi nào mà bạn xét thấy không cần trả lời trong trường hợp của mình thì hãy chọn “DOES NOT APPLY”.
• Bạn có thể kiểm tra những thông tin mình đã khai bằng cách nhấn vào nút xem trước (preview) và có thể sửa lại. Nhưng lưu ý, nếu muốn sửa lại thì bạn không được dùng nút Back/Forward (◄|► phía trên của trình duyệt mà phải dùng những nút điều hướng phía dưới trang bạn đang điền. Nếu bạn dùng nút Back/Forward ở trên trình duyệt thì sẽ trở lại trang bạn bắt đầu và mọi thông tin sẽ bị mất hết.
• Bạn cần thường xuyên lưu giữ liệu trong khi khai (mỗi lần bạn nhấn Next là dữ liệu sẽ được tự động lưu), vì để bảo mật thông tin, nếu sau 20 phút mà bạn không thao tác gì trên tờ khai thì sẽ bị ngắt kết nối “time out” và mọi dữ liệu mà bạn đã khai sẽ bị mất hết.
• Nếu bạn cần ra ngoài khi chưa khai xong tờ khai xin visa Mỹ DS-160 và buộc phải tạm dừng việc khai thông tin trên hồ sơ, thì bạn hãy ghi lại mã số “Application ID” hiển thị ở góc trên bên phải, mã “Application ID” này bạn sẽ dùng để khai tiếp (có hiệu lực tối đa trong vòng 30 ngày )
• Nếu bạn muốn khoảng thời gian hơn 30 ngày cho việc điền hồ sơ thì hãy lưu hồ sơ lại bằng cách nhấn nút “Save” và làm theo hướng dẫn để lưu hồ sơ vào máy tính, usb,cd…
• Nút “Save” nằm ớ dưới trang cuối cùng khi bạn đã hoàn thành hồ sơ sẽ cho bạn lưu vĩnh viễn bản khai vào máy tính, khi click vào đây hộp thoại “File Download” mở ra, click tiếp “Save” sau khi chọn vị trí để lưu tập tin hồ sơ dạng .dat, tập tin này chỉ có thể mở khi khai hồ sơ DS-160 trực tuyến. Khi muốn mở tập tin đã lưu để khai tiếp bạn vào lại trang khai hồ sơ, ở trang khởi động “Getting started” nhấn vào nút “Upload a Previous Application” để tải file đã lưu lên lại. Chúng tôi khuyến nghị bạn nên lưu lại hồ sơ của mình để tránh bị ” Time Out”, tránh mất điện, ngắt mạng, hư hỏng máy, virus,..và có thể sử dụng file này để cập nhật sửa chửa dùng cho lần xin visa khác.
• Hiện nay bạn đã được hỗ trợ dịch câu hỏi bằng cách chọn ngôn ngữ ở phần ngôn ngữ góc trên bên phải màn hình trong đó đã có tiếng Việt nhưng bạn nhớ phải cập nhật trình duyệt Internet để chức năng này hoạt động được.

3. Lưu ý sau khi điền xong tờ khai xin visa Mỹ DS-160

• Khi bạn đã hoàn tất, “Submit” trang khai DS-160 online và in trang xác nhận thì trên trang xác nhận có mã vạch hồ sơ, nếu bạn muốn sửa điều gì đó trong bản khai thì vẫn thực hiện được nhưng nó sẽ làm thay đổi mã vạch của trang xác nhận vì vậy muốn chỉnh sửa gì hãy làm trước khi đăng ký cuộc hẹn phỏng vấn.
• Nếu bạn vẫn còn muốn sửa gì đó trên bản khai sau khi đã đăng ký cuộc hẹn, bạn buộc phải hủy cuộc hẹn phỏng vấn và lấy cuộc hẹn phỏng vấn khác với hồ sơ cùng mã vạch đã chỉnh sửa mới, điều này mất nhiều thời gian của bạn nên nếu lỗi trong bản khai chỉ là một số lỗi chính tả nhỏ, không gây ra ảnh hưởng đến hồ sơ, bạn có thể cứ đi phỏng vấn và thông báo về lỗi nhỏ này với viên chức phỏng vấn thay vì hủy cuộc hẹn.
• Giữ nguyên vẹn tờ xác nhận trang, tránh để dính bẩn, dơ, ướt, nhàu nát hư hỏng và không được viết tay lên tờ này.
• Trên đây là toàn bộ những lưu ý bạn cần biết khi điền tờ khai xin visa Mỹ DS-160. Lưu ý, tờ khai visa Mỹ DS-160 chỉ là một phần trong bộ hồ sơ xin visa Mỹ.